Il passaggio dello studio professionale nel caso di morte del professionista

Il passaggio dello studio professionale nel caso di morte del professionista
Di Giangiacomo Indri Raselli- Ordine di Padova

Dopo aver affrontato su queste pagine alcune tematiche relative alla nascita di uno studio professionale ritengo possa essere un utile corollario affrontare anche le tematiche che emergono, nella vita di un professionista, quando si verifichi il caso opposto, ossia quando, per motivi di età, di salute o altri, si decida di terminare la propria attività e di cessare questa bellissima professione.
Accade infatti che il professionista che esercita da tempo decida di pianificare una propria più o meno graduale uscita dall’attività lavorativa tout court iniziando a diradare i propri impegni, selezionando nella molteplicità di pratiche e di clienti che normalmente affollano la scrivania solo quelli più interessanti o più remunerativi lasciando a colleghi più giovani il disbrigo di pratiche non particolarmente interessanti ed attuando una exit strategy che poteremmo definire soft in maniera da rendere meno traumatico per il professionista e per la sua clientela l’uscita dal mondo della professione.
Il professionista inserito in una struttura con molti colleghi potrà inoltre trovare il modo di far transitare, sempre nel massimo rispetto delle norme deontologiche, il suo pacchetto clienti presso i colleghi di studio rendendo da un lato meno invasivo per i clienti il cambio di consulente, atteso che saranno in ogni caso seguiti dal medesimo studio e dal medesimo staff, e dall’altro potrà farsi liquidare dai colleghi subentranti una sorta di avviamento per il pacchetto di clientela ceduta.
Il caso poi in cui un collega si trovi ad esercitare autonomamente la professione senza avere colleghi con cui condividere spazi e struttura rende l’agognato buen retiro più complesso da gestire poiché la gestione della parte routinaria dello studio, che è tipicamente quella che può essere passata ad un collega, si trova ad essere più complessa da gestire che non nel caso di professionisti associati, tuttavia sono frequenti i casi di professionisti che rilevano l’attività di colleghi senior, gestendo un passaggio di consegne graduale e corrispondendo al collega uscente una somma a titolo di avviamento del pacchetto di clienti ceduti.
Queste due fattispecie, la cessione del proprio studio a colleghi con cui si ha una condivisione o a colleghi “terzi”, presentano ovviamente difficoltà e problematiche tutt’altro che banali, pensiamo alla valorizzazione del pacchetto clienti ceduto o alla gestione del passaggio di consegne, alla fidelizzazione della clientela che può a buon grado scegliere invece di rivolgersi ad altro professionista.
Vi è infine un caso fortunatamente meno frequente dei primi due ma foriero di difficoltà e di criticità assai maggiori per i soggetti che ne siano coinvolti ed è il caso in cui il professionista, magari in maniera del tutto improvvisa e inaspettata, si ammali molto gravemente al punto di non poter gestire personalmente la transizione a un nuovo collega oppure muoia.
In quest’ultimo caso il passaggio dello studio non può essere gestito in prima persona dal professionista e le parti coinvolte, gli eredi o i familiari del collega, l’Ordine stesso, i clienti ed i collaboratori dello studio si trovano a dover affrontare un momento delicatissimo da un punto di vista economico, professionale ed anche umano e psicologico.
Per quanto non frequente questa eventualità è tuttavia possibile ed è opportuno approfondire le principali criticità che si presentano in questa circostanza.

L’Ordine dei Dottori Commercialisti e degli Esperti Contabili
Il primo interlocutore nella gestione del passaggio di uno studio professionale mortis causa è senza dubbio l’Ordine dei Dottori Commercialisti e degli Esperti Contabili. Se infatti si desidera non disperdere l’avviamento di uno studio professionale è indispensabile che un altro professionista assuma la gestione per lo meno ordinaria dello studio e il soggetto che può a ragion veduta indicare un collega che per età, capacità, vicinanza anche fisica allo studio del collega scomparso possa incaricarsene è l’Ordine professionale. Può inoltre fungere da consigliere dei familiari del professionista scomparso, spiegando loro che esistono degli strumenti specifici ad hoc per la gestione di queste situazioni, la cosiddetta Banca del Tempo ed al tempo stesso rassicurando i familiari circa l’esistenza di un codice deontologico preciso che vieta ad un Collega di appropriarsi dello studio di un altro professionista senza corrispondere un compenso, sulla determinazione del quale l’Ordine può attivarsi in modo da conciliare le legittime pretese di ambo le parti. L’Ordine può inoltre supportare gli eredi suggerendo loro i vari step da intraprendere per chiudere le pendenze in capo al soggetto scomparso e al tempo stesso di valorizzare al meglio l’avviamento costituito magari in molti anni di proficuo impegno evitando che venga disperso inutilmente.
La soluzione migliore infatti è che, sotto l’egida dell’Ordine, un professionista capace prenda in mano lo studio del collega garantendo una sorta di continuità gestione e apra due possibili scenari: il primo è quello di integrarlo con il proprio studio, riconoscendo alla famiglia un compenso per la cessione del pacchetto della clientela, in alternativa laddove non potesse e laddove gli eredi individuino un altro professionista interessato a rilevare lo studio, essere pagato per l’attività nel frattempo svolta, con soddisfazione di tutti i soggetti coinvolti.

La Gestione della Clientela
In un contesto economico e fiscale in cui tutto genera apprensione possiamo solo immaginare quale sgomento prenda i clienti di un professionista alla notizia della sua scomparsa. Il timore di essere rimasti senza una figura di riferimento in queste attività così complesse, figura che magari ha seguito la clientela per decine di anni può portare rapidamente i clienti a ricercare altri professionisti cui rivolgersi in tempi brevissimi. Risulta pertanto fondamentale contattare tutti i clienti in tempi stretti e, spiegata loro la situazione, metterli in contatto con il professionista subentrante scelto dalla famiglia anche su suggerimento dell’Ordine. Questo passaggio è cruciale per due ordini di ragioni. La prima e più ovvia è che in contesto in cui le scadenze fiscali sono dell’ordine di grandezza delle settimane se non dei giorni, la percentuale di clienti che si rivolgerà ad altro professionista autonomamente aumenta in modo esponenziale con il passare dei giorni, disperdendo tutto l’avviamento dello studio professionale. Se infatti nelle prime settimane il pacchetto clienti di uno studio rimane sostanzialmente stabile, con il passare dei mesi tutti i clienti cominceranno a rivolgersi ad altri per le loro necessità e dopo un paio di mesi la clientela si sarà già notevolmente ridotta, per azzerarsi o quasi dopo un semestre. La seconda ragione è che, viste le scadenze pressoché senza soluzione di continuità che incombono sui clienti, una vacatio del professionista dallo studio ingenera quasi inevitabilmente ritardi, omissioni ed errori che ricadono a cascata sulla clientela e poi sullo studio professionale, con inevitabili ricadute sulla sua successiva valutazione. Se è pur vero che in moltissimi studi sono presenti dipendenti e collaboratori spesso capaci e preparati in grado di svolgere una grande quantità di mansioni ed impieghi tali da poter gestire molte incombenze, è pur vero che non potranno mai sostituirsi in tutto e per tutto ad un professionista e questo non può che ingenerare errori e mancanze che, in ambito fiscale soprattutto ma non solo, portano a sanzioni e multe. Analogamente ai passaggi degli studi professionali da un professionista ad un altro a seguito di accordi inter vivos è molto importante la comunicazione alla clientela che deve essere da un lato rassicurata circa la prosecuzione delle attività professionali a suo vantaggio, dall’altro non deve avere l’impressione di essere ceduta alla stregua di un bene merce, a pena di veder dissipato il valore dell’avviamento.
La gestione dei dipendenti e dei collaboratori dello studio
Qualsiasi professionista sa benissimo che, al pari o forse più che il proprio portafoglio clienti, il maggior valore della propria attività risiede nei dipendenti e nei collaboratori dello studio. In anni e anni di attività le risorse umane dello studio, accuratamente selezionate, formate e preparate, in grado di padroneggiare strumenti gestionali complessi e che hanno un rapporto consolidato con i clienti dello studio, sono una risorsa che, al pari della clientela, se venisse dispersa in altri studi professionali o trovando altri impieghi disperderebbe quel plusvalore accumulato in anni di attività professionale.
Al pari della clientela anche i dipendenti ed i collaboratori dello studio professionale vedono nella scomparsa del dominus una grande fonte di stress e preoccupazione, legata tanto a fattori economici relativi al proprio futuro lavorativo, quanto a fattori umani: spesso tra collaboratori e dipendenti di un professionista si instaura con quest’ultimo un rapporto che esula dal rapporto strettamente professionale e la perdita di una persona con cui si è lavorato fianco a fianco per anni, passando spesso più tempo con lui o lei che non con la propria famiglia, è un trauma il cui impatto non deve essere sottovalutato. Il professionista che subentra a seguito di un lutto deve essere attento tanto a rassicurare i dipendenti ed i collaboratori sul piano meramente materiale, quanto essere in grado di comprendere il dolore di chi ha perso non tanto un datore di lavoro quanto un amico e di saper aiutare le persone con cui entra in contatto a superare il momento di difficoltà e sconforto che inevitabilmente si affrontano. Se poi il professionista intende rilevare egli stesso lo studio del collega scomparso è probabile che per ragioni organizzative e di gestione del rapporto con la clientela introduca nel proprio organico gli ex dipendenti del professionista scomparso e quindi a maggior ragione è importante che si instauri sin da subito un rapporto basato sulla fiducia e sulla reciproca comprensione.
La Polizza assicurativa professionale e le polizze assicurative “vita”
Le tematiche relative alla polizza professionale sono della massima importanza durante la vita professionale di ogni professionista e lo sono a maggior ragione nel caso di morte.
Le polizze professionali prevedono specifiche clausole in caso di decesso del contraente e richiedono che gli eredi si attivino per garantire la continuità della copertura assicurativa dopo la scomparsa del professionista. In questo caso è utile contattare la società di assicurazione o il broker assicurativo che ha seguito il collega e procedere alle formalità necessarie al mantenimento della copertura di eventuali danni i quali, se non adeguatamente coperti, rischiano di impattare sullo studio professionale o sugli eredi.
La recente impostazione deontologica dell’Ordine prescrive che nei mandati professionali sia necessario inserire la polizza assicurativa che quindi è di facile reperibilità anche laddove non ci si riesca a mettere in contatto con assicurazione o broker.
Sempre in tema di assicurazione è opportuno verificare se il collega avesse stipulato, cosa tutt’altro che infrequente, polizze assicurative in caso di malattia o di morte, andando ad esempio a verificare nei righi della dichiarazione dei redditi se sono state portate somme in detrazione per avere un primo riscontro (anche se ovviamente ne vanno effettuati anche altri con la documentazione di cui si viene in possesso). Anche in questo caso attivare tempestivamente l’assicurazione garantisce alla famiglia, che generalmente ne è la beneficiaria, quel minimo di sicurezza economica in più che permette poi, in fase di successiva cessione dello studio, di poter negoziare alle migliori condizioni economiche, senza aver impellenza di cedere lo studio e senza essere in difficoltà.
La gestione degli incarichi personali del professionista
Un altro punto da valutare con estrema attenzione è la gestione degli incarichi assunti dal professionista deceduto e che, a differenza dei clienti “routinari” che possono essere trasferiti ad altro collega senza troppa difficoltà, non possono essere liberamente trasferiti: pensiamo ad esempio agli incarichi di controllo legale dei conti (Collegi Sindacali, Revisioni Legali, ODV/231 solo per citarne alcuni) così come gli incarichi all’interno di procedure concorsuali, attività di contenzioso tributario e via discorrendo.
Tutti questi incarichi non possono ovviamente essere trasferiti ad altro professionista in virtù di un accordo di natura privatistica e debbono pertanto essere gestiti in modo differente. Gli eredi del professionista devono pertanto, con l’ausilio dell’Ordine o di un Collega che intanto gestisca le problematiche dello studio, comunicare l’avvenuto decesso del professionista in modo tale che possa subentrare, nel caso di Collegi Sindacali, il Sindaco Supplente, ovvero che nelle altre cariche assunte si possa procedere alla sostituzione del professionista senza arrecare danno ai terzi ci cui poi si possa essere chiamati a rispondere.
La gestione della chiusura della partita iva e della contabilità del professionista deceduto
Il professionista in quanto tale è prima di tutto un contribuente e come tale è tenuto a tutti gli adempimenti di natura tributaria e fiscale che competono ai professionisti. Gli eredi del Professionista dovranno quindi adempiere a tutti quegli obblighi connessi alla gestione della partita iva. Una recente risoluzione della Agenzia delle Entrate (34/E/2019) ha chiarito alcuni aspetti circa il termine dei sei mesi previsti per gli eredi in ordine alla chiusura della partita iva del contribuente deceduto nel caso di prestazioni terminate ma non ancora fatturate o prestazioni con IVA differita in quanto svolte nei confronti della Pubblica Amministrazione andando a semplificare molto la gestione degli adempimenti di pagamento delle fatture di acquisto non ancora saldate ma soprattutto la tematica assai più problematica delle notule emesse e non ancora saldate che risulta assai più difficile da gestire.
La Cassa di Previdenza
Un altro soggetto che viene coinvolto nel decesso di un professionista è ovviamente la Cassa di Previdenza.
A seconda della anzianità contributiva del collega deceduto si apre un ventaglio di opzioni che riguardano le somme corrisposte all’Ente Pensionistico: l’erogazione di un trattamento pensionistico al coniuge superstite oppure la restituzione delle somme eventualmente versate in eccesso ex art. 2033 c.c. ovvero la restituzione della contribuzione soggettiva ex. Art 12 del regolamento della Cassa di Previdenza.
Ovviamente, trattandosi di questioni di carattere tecnico e specifico risulterà quasi indispensabile fare ricorso ad un consulto fornito alla famiglia del collega dal delegato della Cassa per l’Ordine territoriale di iscrizione in modo da poter scegliere consapevolmente quale sia l’opzione migliore e quali siano, dettaglio non secondario, tempistiche e formalismi di tali adempimenti per ottenere i benefici previsti dalla Cassa.
Conclusioni
E’ indubbio che il subentro di un professionista ad un collega scomparso sia un momento professionale di non semplice gestione da moltissimi punti di vista e che presenti numerose criticità da non sottovalutare a pena di veder dissipati anni di lavoro di sacrifici. E’ tuttavia parimenti vero che le Istituzioni Ordinistiche quali l’Ordine stesso e la Cassa di Previdenza sono in grado di supportare efficacemente gli studi professionali e le famiglie anche in queste circostanze, dimostrando di avere un ruolo cruciale nella tutela e nella difesa dei propri iscritti anche e soprattutto nei momenti più delicati.

Pubblicato sul Commercialista Veneto N° 267 4 Agosto 2022